Vault es una herramienta de control de información y descubrimiento electrónico, incluida en Google Workspace. Esta nueva herramienta permite conservar, bloquear, buscar y exportar los datos de los usuarios de Google Workspace.
Dicho de otra forma, Vault es una herramienta pensada y diseñada para ayudar a las empresas a gestionar y almacenar (de forma segura) su información y datos importantes, algo así como una caja fuerte digital donde se almacenan y protegen correos electrónicos, archivos de Drive, chats de Hangouts y demás.
Todas las empresas suelen tener la necesidad de llevar registro de sus comunicaciones o documentos importantes, que muchas veces pueden ser confidenciales. Google Vault puede almacenar toda esa información y permitir acceso a ella cuando sea necesario, incluso si la información fue eliminada en su cuenta de origen. En pocas palabras, es una forma eficiente de garantizar que los datos estén disponibles siempre que sea necesario y nunca se pierdan.
Pero eso no es todo, Vault también ofrece funciones de búsqueda avanzada, lo cual facilita el encontrar la información necesaria: se pueden realizar búsquedas por palabras clave, por fecha, destinatarios o remitentes, etc, lo cual implica que cualquier dato que se busque se pueda encontrar en cuestión de segundos.
Para poder utilizar Google Vault, es necesario contar con dos licencias, por un lado la de Google Workspace, por el otro la de Vault. Una vez instalada la app Vault y configurado el acceso, se puede crear una “política de retención”, es decir, configurar cómo se van a conservar los datos y por cuánto tiempo. Es posible definir políticas diferentes según tipo de dato, como archivos, chats, correos electrónicos, etc. Una vez configurados los parámetros, podés comenzar a utilizarla: ya sea para realizar búsquedas de datos o para gestionar o exportar datos (esto también es posible de realizar con los datos archivados). Esta herramienta también permite setear alertas para recibir notificaciones sobre las actividades relevantes que uno haya señalado al sistema.
Aparte de los datos ya mencionados (como los de Gmail, Hangouts, Drive), Vault también puede gestionar información de otras apps de Google, como Meet, Mensajes de Grupos de Google, Google Sites, Google Voice para Google Workspace, Google Chat y más.
